Microsoft-sähköposti omalla domainilla

Microsoft-sähköposti omalla domainilla toimii, kun verkkotunnuksesi MX-tietue osoittaa Microsoftille. Osoite nimi@yritys.fi kulkee silloin Microsoftin palveluun. Pelkkä lisenssin osto ei ohjaa vielä yhtään viestiä perille. Domainin DNS kertoo muille palvelimille, minne posti tuodaan, ja sen tiedon kantaa MX-rivi. Kun MX osoittaa Microsoftille, uusi posti tulee sinne. Kun MX osoittaa muualle, lisenssi on maksettu ja laatikko pysyy tyhjänä.

Tarkat tietueet tulevat Microsoftin hallintakeskuksesta, kun olet lisännyt domainin omaan ympäristöösi. DKIM-tunniste on yksi niistä riveistä, ja se on juuri sinun ympäristösi oma. Toisen yrityksen ohjeesta kopioitu tunniste ei kelpaa. Jos saat valmiin DKIM-arvon sähköpostissa etkä ole nähnyt sitä itse hallintakeskuksessa, älä syötä sitä. Nimipalvelu on paikka, jossa domainin tietueet ovat. Jos käsite on vieras, DNS:n perusteet pk-yritykselle avaa sen.

Domainin lisäys ja omistuksen vahvistus

Lisäät hallintakeskuksessa nimen yritys.fi. Microsoft pyytää todistamaan, että omistat sen. Todistus on yleensä TXT-tietue, jonka arvon Microsoft näyttää sinulle. Et keksi arvoa itse. Kopioit sen nimipalveluun ja odotat, että Microsoft näkee sen.

Vasta tämän jälkeen aktivoit sähköpostin. Aktivointi näyttää MX:n ja muut rivit, joita posti tarvitsee. SPF on TXT-tietue, joka kertoo, ketkä saavat lähettää postia yrityksesi nimissä. Automaattinen määritys ja käsin lisätyt rivit ovat eri polkuja. Kummassakin lähde on Microsoftin näkymä, ei muistikuva vanhasta ohjeesta.

Jos domain on ollut käytössä, nimipalvelussa on jo rivejä. Älä poista sivuston osoitetta siksi, että postin ohje näyttää pitkältä. Sivusto ja posti ovat eri tietueita. WordPress voi jäädä ResaHostiin, vaikka posti menee Microsoftille, ja tämä on tavallinen jako. Se hajoaa, jos kaikki tietueet vaihdetaan yhdellä "ota käyttöön Microsoft" -painalluksella tietämättä, mitä rivejä painallus koskee.

Odota, että tarkistus menee läpi, ennen kuin kerrot asiakkaille uudesta osoitteesta. DNS-muutos ei näy jokaiselle vastaanottajalle samalla minuutilla. Testiviesti ulkoa ja sisältä on halvempi kuin viikon kadonnut tilaus.

Missä nimipalvelu on ja kuka sitä muuttaa

Selvitä ennen Microsoftin hallintaa, missä domainin nimipalvelu on. Se voi olla samassa paikassa, josta domain on ostettu, tai eri palvelussa. Muutos tehdään siellä, missä nimipalvelu on, vaikka domainin lasku tulisi muualta. Jos et tiedä, kenen nimissä domain on, opas domainin omistajasta auttaa selvittämään sen.

Kirjaa myös, kuka saa vaihtaa nimipalvelun rivejä. Jos oikeus on vain entisellä tekijällä, näet Microsoftin antamat tietueet etkä saa niitä tallennettua. Pyydä nimipalvelun tunnus tai tee muutos yhdessä hänen kanssaan ennen kuin sovit siirtopäivän asiakkaiden kanssa.

MX ohjaa uuden postin

MX päättää, minne uusi viesti saapuu. Se ei avaa vanhaa laatikkoa. Lähetetyt, kansiot ja liitteet jäävät entiseen palveluun, kunnes tuot ne. Tuonti tehdään, kun vanha palvelu vielä vastaa. Irtisano vanha palvelu vasta viimeisenä.

Jos MX vaihtuu maanantaina ja vanha palvelu suljetaan samana päivänä, tiistain viesti tulee Microsoftiin mutta viime kuun tarjous ei. Asiakas ei näe eroa. Hän vastaa ketjuun, jota sinulla ei enää ole. Pidä molemmat palvelut päällä, kunnes olet katsonut historian uudesta laatikosta.

Kerro myös työntekijöille, milloin vaihto tapahtuu ja mistä uusi laatikko löytyy. Muuten joku jatkaa vanhan laatikon käyttöä siirron jälkeen ja ihmettelee, miksi uusia viestejä ei enää tule.

Testaa myös lähtevä posti. Vastaanotto voi toimia ja lähtevä viesti päätyä roskapostiin, jos SPF ei vastaa uutta palvelua. SPF, DKIM ja DMARC tehdään niillä arvoilla, jotka Microsoft näyttää. Mitä ne tekevät vastaanottajan päässä, kerrotaan SPF-, DKIM- ja DMARC-oppaassa. Kopioi DKIM-tunniste hallintakeskuksesta merkilleen.

Jaettu laatikko

Jaettu laatikko on yksi osoite, jota lisensoidut käyttäjät avaavat yhdessä. info@ tai laskut@ voi olla sellainen. Se ei automaattisesti ole uusi Business-käyttäjä, eikä se automaattisesti ole ilmainen. Microsoftin hallinta kertoo, tarvitaanko sille oma käyttöoikeus sinun tapauksessasi. Älä osta sille Standardia varmuuden vuoksi, äläkä jätä sitä ilman vastuuhenkilöä.

Käyttäjät ennen tietueita

Luo laatikot ennen kuin MX kääntyy. Jos posti saapuu ympäristöön ennen käyttäjiä, viestit odottavat käyttäjää, jota ei vielä ole. Yksi kirjautuva ihminen on yksi lisenssi. Alias on toinen nimi saman laatikon päällä. Lisenssien eurot ovat Office 365:n hintaoppaassa. Domain-työ ei muuta niitä.

Nimeä kaksi ylläpitäjää, jotta yhden loma ei pysäytä nimipalvelun muutosta tai laatikon palautusta. Pidä lasku yrityksen nimissä. Jos kumppani omistaa ympäristön, voit vaihtaa MX:n hänen ohjeensa mukaan etkä silti pääse käyttäjälistaan. Omistusta käsitellään oppaassa Office 365 yritykselle. DNS-oikeus ja ylläpito-oikeus eivät aina ole samalla ihmisellä, joten selvitä molemmat ennen siirtopäivää.

Kirjoita vanhat osoitteet listaksi ja merkitse jokaisen kohdalle, onko se ihminen, rooli vai osoite, joka saa jäädä hosting-postiin. Yksi domain ohjaa postin yleensä yhteen palveluun. Jos osa osoitteista pitää jäädä muualle, suunnittele se ennen MX-vaihtoa. Jälkikäteen kaikki uusi posti on jo yhdessä kasassa.

Sivusto, verkkokauppa ja lomakkeet

Sivuston osoite ja MX ovat eri rivejä. Lomake, joka lähettää postia yrityksesi nimissä, voi lakata toimimasta, kun SPF vaihtuu, vaikka sivusto aukeaa normaalisti. Käy läpi, mitkä ohjelmat lähettävät postia yritys.fi-osoitteesta: laskutus, kassa, ajanvaraus ja nettisivun lomake. Jokainen lähettäjä pitää sallia SPF:ssä, tai sen viestit alkavat näyttää vierailta.

Microsoftin domain-ohjeessa tätä listaa ei ole. Sen tunnet sinä omasta arjestasi. ResaHost näkee sivuston ja hosting-postin puolen, jos ne ovat meillä. Microsoft näkee oman palvelunsa. Jonkun pitää koota lista, muuten MX onnistuu ja lomakkeet hiljenevät.

Verkkokaupan tilausvahvistus jää usein ensimmäisenä ulos. Se toimi ennen, koska vanha SPF salli vanhan palvelimen. Uusi SPF sallii Microsoftin, ja kauppa jää ulkopuolelle, ellei sitä lisätä. Testaa yksi tilaus heti siirron jälkeen äläkä vasta alennuskampanjan aikana.

Hosting-posti riittää, jos Microsoftia ei tarvita

ResaHostin hosting-posti sisältyy ylläpitoon alkaen 69 € kuukaudessa, alv 0 %. Laatikoita on rajoittamaton määrä, ja yhdessä laatikossa on 10 Gt. Se antaa osoitteen omalla domainilla ilman Microsoft-lisenssiä. Microsoft-lisenssi ei sisälly 69 euroon. Tuotteen tiedot ovat ResaHostin sähköpostisivulla.

Jos tavoitteena on vain nimi@yritys.fi, hosting-posti voi riittää. Jos tarvitset Outlookin ja Microsoftin hallinnan, vaihtoehdot ovat Microsoft 365 -sähköposti ja pelkkä Exchange Online. Kummassakin domain osoitetaan Microsoftille ja lisenssit maksetaan käyttäjistä. Samaa osoitetta ei ohjata molempiin palveluihin yhtä aikaa, joten päätös näkyy lopulta MX-rivillä.

Postin siirto Microsoftiin ei vaadi sivuston siirtoa, eikä sivuston siirto vaadi postin siirtoa. Päätä, kumpi työ tehdään nyt. Toinen voi odottaa.

Järjestys yhdelle iltapäivälle

Lisää domain hallintaan ja vahvista omistus sillä TXT-rivillä, jonka Microsoft näyttää. Luo käyttäjät ja yksi testilaatikko. Katso postin tietueet hallintakeskuksesta ja lisää ne nimipalveluun koskematta sivuston osoitteeseen. Päivitä SPF samalla kertaa. Lähetä testi ulkoa ja sisältä. Tarkista lomake tai kassa, jos sellainen lähettää postia. Tuo vanha arkisto, jos tarvitset sitä. Irtisano vanha postipalvelu vasta näiden jälkeen.

Jos jokin testi epäonnistuu, MX voidaan vielä osoittaa takaisin niin kauan kuin vanha palvelu on auki. Kun vanha palvelu on irtisanottu, paluuta ei ole samana iltana.

DKIM kytketään, kun Microsoft on luonut ympäristöösi tunnisteet. Tietueita lisätään niin monta kuin hallintakeskus näyttää, ja arvot kopioidaan sieltä. DMARC lisätään vasta, kun SPF ja DKIM toimivat. Muuten raportti näyttää kaiken postisi vieraana, myös sen, jonka lähetit itse.

Mitä ResaHost tekee

ResaHost voi tehdä DNS-muutokset niillä riveillä, jotka Microsoftin hallintakeskuksesi näyttää, ja jättää sivuston tietueet rauhaan. Käymme lähettäjälistan läpi sivuston ja hosting-postin puolelta. Voimme pitää vanhan laatikon auki tuonnin ajan, jos posti on vielä meillä.

Microsoft-lisenssi ei sisälly 69 euron ylläpitoon. MX vaihdetaan vasta, kun laatikko on olemassa ja testi on sovittu.

Soita 09 747 929 29 tai kirjoita meille yhteystiedot-sivulla. Kerro, missä domainin nimipalvelu on ja saako sivusto jäädä paikalleen.

Lähteet

Microsoft 365 Business Basic, https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/business/microsoft-365-business-basic, luettu 25.9.2026. Tukee sitä, että yrityssähköposti omalla domainilla kuuluu yrityksen palvelupakettiin eikä kuluttajatiliin.

Microsoft, Exchange Online, https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/exchange/exchange-online, luettu 25.9.2026. Tukee sitä, että pilviposti on oma palvelu, jonka käyttö vaatii käyttöoikeuden. Domainin tietueet näkyvät omassa hallinnassasi eivätkä ole yleinen tunniste.

ResaHost, suojattu sähköposti, https://resahost.net/oppaat/suojattu-sahkoposti-spf-dkim-dmarc-opas/. Tukee SPF:n, DKIM:n ja DMARC:n roolia. Tunnisteita ei kopioida tästä oppaasta.

ResaHostin sähköposti, https://resahost.net/palvelut/sahkoposti/. Tukee hosting-postia eri tuotteena alkaen 69 €/kk alv 0 %, rajoittamaton määrä laatikoita, 10 Gt laatikkoa kohti.