Teams, OneDrive ja SharePoint pk-yrityksessä

Kolmen hengen yritys ei tarvitse Teamsia, OneDrivea ja SharePointia kolmena erillisenä projektina. Se tarvitsee paikan postille ja paikan tiedostoille. OneDrive on jokaisen käyttäjän omille tiedostoille ja SharePoint yhteisille tiedostoille. Teams on keskustelu- ja kokoustyökalu, joka näyttää SharePointiin tallennetut tiedostot. Jos avaat kaikki kolme varmuuden vuoksi, samalle tarjoukselle syntyy kolme paikkaa eikä kukaan tiedä, missä oikea versio on.

Aloita sähköpostista. Siitä kerrotaan oppaassa Microsoft 365 -sähköposti. Ilman toimivaa osoitetta kokouskutsut eivät lähde, vaikka Teams olisi käytössä. Päätä sen jälkeen, missä tiedostot ovat. Vasta sitten on aika miettiä kokoussovellusta.

OneDrive on yhden ihmisen levy

OneDrive sisältää sen käyttäjän tiedostot, joka kirjautuu. Tarjousluonnos, jota vain tekijä muokkaa, kuuluu sinne. Tiedostot kulkevat hänen tunnuksensa mukana koneelle ja puhelimeen. Kun hän lähtee, tiedostot pitää siirtää ennen kuin tunnus suljetaan. Muuten työ jää hänen levylleen, vaikka lisenssi oli yrityksen.

OneDrive ei sovi yrityksen arkistoksi. Jos ainoa kappale sopimuksesta on yhden ihmisen OneDrivessa, koko yritys on yhden tunnuksen varassa. Kolmen hengen yrityksessä tämä on tavallinen ja kallis virhe. Yhteinen sopimus kuuluu yhteiseen paikkaan.

OneDrive tulee käyttäjän lisenssin mukana niissä Business-paketeissa, joihin Microsoft sen liittää. Se ei ole peruste ostaa Premiumia. Se ei myöskään ole peruste siirtyä Microsoftiin, jos tiedostot ovat jo hyvässä paikassa ja posti hoituu muualla. Hosting-posti ja erillinen verkkolevy yritykselle ovat yhä mahdollisia. Tuttu nimi ei tee Microsoftin pilvestä oletusta.

SharePoint on yhteinen paikka

SharePoint on sivusto, jossa tiimi pitää yhteiset tiedostot, lyhyet ohjeet ja materiaalin, jota ei haluta lähettää liitteenä edestakaisin. Kolmelle hengelle riittää yksi sivusto ja yksi dokumenttikirjasto. Viiden osaston intranetiä et tarvitse. Rakenna sivusto vasta, kun ensimmäinen yhteinen kansio on oikeasti käytössä.

Moni luulee tarvitsevansa SharePoint-projektin, koska nimi kuulostaa isolta. Kolmen hengen arjessa riittää kansio nimeltä Asiakkaat ja toinen nimeltä Talous. Jos ne ovat samassa paikassa ja kaikilla kolmella on oikeus, SharePoint tekee tehtävänsä. Jos oikeudet ovat sekaisin, isompi hanke ei auta. Oikeuksilla päätät, kuka näkee talouden tiedot. Sen päätöksen teet itse.

SharePoint ja OneDrive näyttävät molemmat tiedostoilta. Ero on omistuksessa: OneDrive kuuluu käyttäjälle ja SharePoint tiimille. Kun mietit, kumpaan tarjous laitetaan, kysy, tarvitseeko joku muu sitä tekijän lomalla. Jos tarvitsee, tarjous kuuluu SharePointiin. Jos vain tekijä käyttää sitä, se voi olla OneDrivessa.

Älä siirrä koko vanhaa verkkolevyä SharePointiin yhtenä viikonloppuna, jos kukaan ei avaa tiedostoja sen jälkeen. Siirrä ensin se, mitä tässä kuussa tarvitaan. Loput voivat odottaa.

Teams on keskustelu ja kokous

Teamsissa kolme ihmistä kirjoittaa toisilleen ja pitää kokouksia, jos käytössä ei jo ole jotain muuta. Sähköpostia se ei korvaa. Pitkä asiakasketju ei kuulu Teamsin yleiskanavalle, josta sitä ei löydä ensi vuonna. Asiakasposti kuuluu postilaatikkoon. Sisäinen "oletko toimistolla" sopii Teamsiin.

Jos sinulla on jo toimiva tapa soittaa ja viestiä, Teamsia ei tarvitse ottaa käyttöön vain siksi, että se tuli lisenssin mukana. Paketti, jossa Teams on mukana, maksaa enemmän kuin versio ilman Teamsia. Erotus menee hukkaan, jos kukaan ei avaa sovellusta. Hintaero näkyy oppaassa Office 365 hinta. Älä osta Teams-versiota varmuuden vuoksi.

Jos kokouksia on viikoittain ja kutsuissa on ulkopuolisia, Teams on selvä valinta. Ota se silloin käyttöön yhdellä tiimillä. Kolme ihmistä ei tarvitse kanavaa jokaiselle asiakkaalle. Riittää yksi paikka sisäiselle keskustelulle ja kokous, jonka linkki lähtee sähköpostilla.

Teams näyttää tiedostoja, mutta se ei säilytä niitä omassa erillisessä arkistossaan. Tiimin Tiedostot-välilehdellä näkyvät tiedostot on tallennettu SharePoint-sivustolle. Jos tätä ei tiedä, samasta tarjouksesta syntyy pian kaksi kopiota. Sovi yksi paikka ja käytä Teamsia sen ikkunana.

Ilman Teamsia ostettu paketti ei sisällä tätä ikkunaa. Posti ja tiedostot voivat silti kuulua pakettiin sen mukaan, mikä paketti on kyseessä. Älä oleta kumpaankaan suuntaan, vaan tarkista paketin nimi laskulta.

Nämä jäävät alussa avaamatta

Jätä alussa avaamatta intranet-projekti, erillinen koulutus jokaiselle kuvakkeelle ja oma tiimi jokaiselle työmaalle. Pidä asiakasposti sähköpostissa. Älä jätä ainoaa sopimuskansiota yhden ihmisen OneDriveen.

Älä osta Premiumia siksi, että SharePoint kuulostaa tietoturvalta. Premiumin syy on laitehallinta. Kolme kannettavaa, joita kukaan ei hallitse, eivät muutu hallituiksi sillä, että SharePoint on olemassa. Hallinta alkaa vasta, kun joku oikeasti kytkee sen päälle. Jos sitä ihmistä ei ole, älä maksa ominaisuudesta.

Älä avaa vieraskäyttöä koko maailmalle ensimmäisenä päivänä. Asiakas voi saada kokouslinkin ilman, että hänestä tulee käyttäjä yrityksesi Microsoft-ympäristöön. Käyttäjästä maksetaan lisenssi, mutta vieras kokouksessa ei tuo samaa laskua. Pidä nämä kaksi erillään.

Miten nämä kolme liittyvät sähköpostiin

Asiakas käyttää sähköpostia. Teams on sisäinen työkalu, jos otat sen käyttöön. Kokouskutsu lähtee usein sähköpostilla, vaikka kokous pidetään Teamsissa. Tiedosto, joka kulkee liitteenä viidettä kertaa, kuuluu SharePointiin, ja viestiin laitetaan linkki. Tiedosto, jota vain tekijä muokkaa ennen lähettämistä, voi olla OneDrivessa siihen asti.

Kun työntekijä lähtee, hänen postinsa siirretään tai lukitaan. OneDriven sisältö siirretään SharePointiin tai toiselle käyttäjälle ennen tunnuksen sulkemista. Teams-jäsenyys päättyy, kun tunnus poistetaan. Järjestys on aina sama: ensin kopio siitä, mitä yritys tarvitsee, ja sitten tunnus kiinni. Toisin päin tehtynä aineisto on lukossa tai poissa.

Domainin MX ei liity OneDriveen. Tiedostot eivät siirry minnekään, kun posti vaihtaa palvelinta, eikä posti siirry tiedostojen mukana. Voit siirtää postin Microsoftiin ja jättää tiedostot nykyiselle levylle. Voit myös järjestää tiedostot ensin ja jättää postin hostingiin. Kolme hanketta samalle maanantaille keskeyttää työt. Yksi hanke kuukaudessa ehtii valmiiksi.

Lisenssit tälle kolmikolle

Jokainen käyttäjä, joka avaa OneDriven ja Outlookin, tarvitsee lisenssin. Kolme kirjautuvaa ihmistä tarkoittaa kolmea lisenssiä. Teams riippuu paketista. Ilman Teamsia ostettu EEA-paketti ei sisällä Teamsia, vaikka OneDrive olisi mukana. Tarkista tämä ennen kuin lupaat kenellekään Teams-kokouksen.

SharePoint ei ole neljäs lisenssi kolmen päälle. Se kuuluu ympäristöön niiden käyttäjien kautta, joilla on oikeus sivustoon. Kolmelle hengelle ei osteta SharePointia erikseen samalla tavalla kuin postilaatikkoa. Otat sen käyttöön, jos yhteistä kansiota tarvitaan. Jos et ota, tavallisessa Business-paketissa ei tule erillistä SharePoint-laskua. Maksat käyttäjistä, ja käytöstä päätät itse.

Jos joku myy Teamsin, OneDriven ja SharePointin kolmena kuukausimaksuna samoille kolmelle ihmiselle, pyydä erittely. Kerro, että haluat nähdä Microsoftin käyttäjäkohtaisen listahinnan ja työn hinnan erikseen. Listahinta on julkinen, joten erittelyä on helppo verrata.

ResaHostin hosting-posti ei sisällä tätä kolmikkoa. Se sisältyy ylläpitoon alkaen 69 € kuukaudessa, alv 0 %. Laatikoita saa rajoittamattoman määrän, ja jokaisessa on 10 Gt tilaa. Jos et tarvitse Microsoftin tiedostoja etkä kokouksia, älä osta niitä postin kylkeen. Jos tarvitset, osta käyttäjälisenssi tietoisesti ja ota palvelut käyttöön yksi kerrallaan.

Järjestys kolmelle hengelle

Ensimmäisellä viikolla sähköposti toimii, ylläpitäjiä on kaksi ja posti on testattu ulkoa ja sisältä. Toisella viikolla jokaisella on OneDrive ja lisäksi yksi yhteinen kansio tiedostoille, jotka eivät saa olla yhden ihmisen takana. Kolmannella viikolla perustetaan yksi Teams-tiimi, jos kokouksia on. SharePointia ei perusteta omana hankkeenaan. Se on se yhteinen kansio, jos päätit pitää sen siellä.

Kuukauden päästä katso, missä uusin tarjous oikeasti on. Jos se kulkee yhä sähköpostin liitteenä, yhteinen kansio ei ole käytössä. Älä silloin osta lisää työkaluja. Poista se, mitä kukaan ei avannut. Käyttämätön Teams maksaa, koska paketti, jossa se on mukana, on kalliimpi.

Mitä ResaHost tekee

ResaHost voi pitää sivuston ja hosting-postin, jos Microsoftiin siirtyy vain osa työstä tai ei mitään. Voimme lukea saamasi tarjouksen ja katsoa, veloitetaanko sinulta kolmesta tuotteesta vai yhdestä käyttäjälisenssistä. Teamsia emme avaa, ellet pyydä sitä.

Emme rakenna intranetiä kolmelle hengelle. Microsoftin lisenssi ei sisälly 69 euron pakettiin. Jos haluat OneDriven ja postin, Microsoft laskuttaa käyttäjät. Me laskutamme sovitun työn, jos työtä on.

Soita 09 747 929 29 tai kirjoita meille yhteystiedot-sivulla. Kerro, onko yrityksessäsi kokouksia vai tarvitaanko vain posti ja tiedostot.

Lähteet

Microsoft 365 Business Standard, https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/business/microsoft-365-business-standard, luettu 25.9.2026. Tukee sitä, että Teams, tiedostot ja toimistosovellukset tulevat palvelupaketin mukana eikä kolmena erillisenä yritystuotteena samalle käyttäjälle.

Microsoft 365 Business Basic, https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-365/business/microsoft-365-business-basic, luettu 25.9.2026. Tukee sitä, että Teamsin kanssa ja ilman Teamsia ovat eri ostoksia ja että yrityssähköposti on oma osa pakettia.

Microsoft Learn: Set up OneDrive file storage and sharing, https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/setup/set-up-file-storage-and-sharing, luettu 25.9.2026. Tukee roolijakoa: OneDrive on tarkoitettu yksittäisen käyttäjän tiedostoille, ja SharePointin tiimisivusto on tiedostoille, joilla on yhteinen omistus. Sivun mukaan malli sopii pienelle yritykselle.

Microsoft Learn: Teams and SharePoint integration, https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/teams-connected-sites, luettu 25.9.2026. Tukee sitä, että tiimin Tiedostot-välilehden tiedostot on tallennettu SharePoint-sivustolle ja että jokaiselle tiimille luodaan SharePoint-sivusto.

ResaHostin sähköposti, https://resahost.net/palvelut/sahkoposti/. Tukee sitä, että hosting-posti ei sisällä Teamsia, OneDrivea eikä SharePointia. Se sisältyy ylläpitoon alkaen 69 €/kk alv 0 %, rajoittamaton määrä laatikoita, 10 Gt laatikkoa kohti.