ERP omalla palvelimella: milloin se kannattaa?
Asiakas hyväksyi tarjouksen. Projektin tiedot kopioidaan toiseen ohjelmaan, työntekijä kirjaa tunnit kolmanteen ja laskuttaja kyselee kuun lopussa puuttuvia rivejä. Sinä haluaisit nähdä, jäikö työstä katetta.
Toiminnanohjausjärjestelmän tehtävä on yhdistää tämä työ. Oma palvelin voi lisäksi antaa päätösvaltaa siihen, missä ohjelmisto toimii ja miten sitä ylläpidetään. Se kannattaa, kun hallinnalle on yrityksessäsi todellinen tarve ja ylläpidolle löytyy tekijä.
Päätös tehdään tässä järjestyksessä: ensin arkeesi sopiva ohjelmisto, sitten sille sopiva palvelinympäristö. Ohjelmiston lisenssin ja toimitusmallin täytyy sallia asennus valitsemaasi paikkaan.
Oma palvelin voi olla vuokrattu
Oma palvelin tarkoittaa tarjouksissa eri asioita. Yritykselle varattu virtuaalipalvelin toimii palveluntarjoajan laitteistolla. Vuokrattu fyysinen palvelin voi olla kokonaan yrityksesi käytössä, vaikka laitteiston omistaa palveluntarjoaja. Yrityksen ostama palvelin taas voi sijaita omissa tiloissa tai konesalissa.
Myös oma ohjelmistoinstanssi on eri asia kuin oma palvelin. Instanssi tarkoittaa erillistä ohjelmiston asennusta tai käyttöympäristöä. Se ei yksin kerro, ovatko palvelimen resurssit vain sinun käytössäsi tai saatko itse päättää sen asetuksista.
Jos palvelintyypit ovat vielä vieraita, virtuaalipalvelimen perusteet auttavat tarjousten lukemisessa. ERP:tä valitessa tarvitset lisäksi vastaukset näihin:
- Saako ohjelmiston asentaa valitsemallesi palvelimelle, ja millä lisenssillä?
- Kuka hallinnoi palvelintiliä ja pääkäyttäjätunnuksia?
- Miten saat yrityksesi tiedot ja liitteet mukaan, jos vaihdat toimittajaa?
Kun käyttöoikeudet ja tiedon siirrettävyys ovat selvät, tiedät myös, mistä voit itse päättää.
Milloin oma ERP-ympäristö kannattaa?
Oman ympäristön hyöty näkyy esimerkiksi silloin, kun ohjelmistopäivitykset täytyy ajoittaa tuotannon hiljaisiin hetkiin. Yritykselläsi voi myös olla vaatimus palvelinsijainnista tai tarve yhdistää ERP vanhaan tuotantojärjestelmään. Silloin ympäristön hallinta tukee työn tekemistä.
Jos suurin ongelma on hajallaan oleva tieto, hyöty syntyy tiedon siirtymisestä työvaiheesta toiseen. Resapin opas tarjouksen, projektin ja laskun yhdistämiseen auttaa kuvaamaan tämän ketjun ennen järjestelmävalintaa.
Ohjelmiston rinnalla tarvitset sovitut vastuut. Kirjoituksessani RevOps on yrittäjän vastuuta käyn läpi, kenen pitää huolehtia myynnin lupauksesta, työn luovutuksesta ja laskutuksesta. Kehitän Resappia ja vastaan Resaco Oy:n toiminnasta. Myös ResaHost on Resaco Oy:n palvelu.
Palveluntarjoajan ylläpitämä valmis ERP-palvelu voi olla sinulle sopivampi, jos yrityksessä ei ole palvelinosaamista eikä erityistä tarvetta hallita ympäristöä. Omankin ympäristön ylläpidon voi ostaa kumppanilta. Nimetty ylläpitäjä ja varahenkilö pitävät huolen siitä, että lomasi onnistuu ilman palvelinpäivystystä.
Ylläpitoon kuuluu myös se hetki, kun lasku ei lähde
ERP:n häiriö voi pysäyttää tuntikirjaukset, tilausten käsittelyn tai laskutuksen. Siksi ylläpidosta pitää sopia tarkemmin kuin pelkästä palvelimen saatavuudesta.
Palvelin voi vastata verkossa aivan normaalisti, vaikka laskun lähetys ei toimisi. Tällöin tarvitaan ohjelmiston ja integraation tunteva ihminen. Kun korjausvastuu on sovittu etukäteen, sinun ei tarvitse itse selvittää, kumman toimittajan puolelta vikaa pitäisi etsiä.
| Sovittava asia | Vastauksen pitää löytyä tarjouksesta |
|---|---|
| Palvelin ja tietokanta | Kuka päivittää ne ja reagoi hälytyksiin? |
| ERP-ohjelmisto | Kuka testaa uuden version ja asentaa sen? |
| Integraatiot | Kuka selvittää virheen, jos tieto ei siirry? |
| Varmuuskopiot | Mitä kopioidaan ja kuka testaa palautuksen? |
| Häiriötilanne | Mistä saat apua, mihin aikaan ja millä vasteajalla? |
| Sopimuksen päättyminen | Mitä saat mukaasi, missä muodossa ja millä hinnalla? |
Hallittu palvelin voi vähentää yrityksellesi jäävää ylläpitotyötä. Käyttöjärjestelmän ja ERP:n ylläpito ovat kuitenkin erillisiä tehtäviä, joiden kattavuus ratkaistaan sopimuksessa. Hallittua virtuaalipalvelinta käsittelevä opas avaa ylläpidon eri tasoja.
Kuinka paljon työtä yritys voi menettää?
Varmuuskopioiden tarve selviää yhdellä käytännön esimerkillä. Jos järjestelmä palautetaan eilisyöhön, mitä tämän päivän tiedoista joudut syöttämään uudestaan? Entä mistä saat ne tiedot takaisin?
Hyväksyttävä tiedon menetys ja käyttökatkon pituus ohjaavat varmuuskopiointia. Jos päivän tilausten kirjaaminen uudestaan olisi mahdotonta, kerran vuorokaudessa otettava kopio on liian harva.
ERP:n tietokannan lisäksi palautukseen voidaan tarvita liitteet, asetukset ja integraatioiden määritykset. Palautusharjoitus testiympäristössä näyttää, pääseekö työntekijä kirjautumaan ja onnistuuko tärkeä työvaihe. Silloin tiedät, miten työnteko jatkuu häiriön jälkeen.
Tietokannan kopiointitapa pitää valita käytetyn tietokannan mukaan. Esimerkiksi PostgreSQL:n varmuuskopiointiohje erottaa tietokantavedoksen, tiedostotason kopion ja jatkuvan arkistoinnin. Valinta kuuluu ylläpitäjälle; sinä määrität, paljonko tiedon menetystä liiketoiminta kestää.
Palvelimen koko selviää käytöstä
Pelkkä käyttäjämäärä ei riitä palvelimen mitoitukseen. Kymmenen ihmistä kirjaamassa tunteja kuormittaa järjestelmää eri tavalla kuin kymmenen ihmistä ajamassa suuria raportteja samaan aikaan.
Mitoituksessa tarvitaan samanaikaisten käyttäjien määrä, tietojen ja liitteiden koko sekä käytössä olevat integraatiot. Kuukausiraportointi ja suurten aineistojen tuonti voivat muodostaa omat kuormituspiikkinsä. Näiden tietojen avulla toimittaja voi mitoittaa ympäristön ja hinnoitella kapasiteetin lisäämisen.
Jos järjestelmään liitetään tekoälypalveluja, selvitä niiden tiedonkäsittely erikseen. ERP:n sijainti omalla palvelimella ei vielä kerro, missä ulkoinen palvelu käsittelee sille lähetetyt tiedot. Sama koskee sähköposti- ja taloushallintointegraatioita.
Laske myös ylläpito ja käyttöönotto
Kokonaiskustannukseen kuuluvat ohjelmiston lisenssi, palvelin, varmuuskopiot, ylläpito ja sovittu tuki. Käyttöönoton kertakulut kannattaa erotella jatkuvista maksuista ja verrata tarjouksia samalle ajanjaksolle.
Varaa työaikaa myös vanhan tiedon siivoamiseen. Jos asiakas löytyy nykyisistä järjestelmistä kolmella eri nimellä, uuden ERP:n käyttöönotto on hyvä hetki korjata tilanne. Selvitä samalla, mitkä tiedot siirretään ja mitkä jäävät luettavaan arkistoon.
Uusi integraatio, raportti tai toimipiste voi vaatia työtä myös käyttöönoton jälkeen. Muutostöiden hinnoittelu kertoo, mitä yrityksen kasvu maksaa järjestelmän puolella. Palvelimen vapaa levytila on tästä vain pieni osa.
Näytä, missä työ tällä hetkellä katkeaa
Resappi kokoaa CRM:n, projektit, tuntikirjaukset ja laskutuksen samaan järjestelmään. Demoon riittää yksi tavallinen asiakasprojekti ja kuvaus siitä, missä tieto nyt jää matkalle.
Missä tarjous hyväksytään? Mihin työntekijä kirjaa tunnit? Kuka näkee, mitä projektista voi laskuttaa? Kun käytte saman työn läpi Resapissa, näet, sopiiko järjestelmä yrityksesi arkeen.
Jos tavoittelet asennusta yrityksesi valitsemalle palvelimelle, toimitustavan saatavuus pitää vahvistaa Resapin kanssa. Samalla selviävät datan siirrettävyys ja ylläpidon vastuut.
Yrityksen verkkosivuhosting mitoitetaan erikseen ERP-ympäristöstä. Jos myös verkkosivujen ylläpito kaipaa tekijää, ota yhteyttä ResaHostiin.
Varaa Resapin kartoitus ja kerro, minkä työvaiheen haluat saada sujumaan.